会社側が行う退職手続きとは？必要書類や対応フローをわかりやすく整理

登録日：2025年05月08日

1. 退職手続きにおける会社側の役割とは？

1.1 退職手続きの全体像と会社側の責任

従業員が退職を申し出たとき、会社側には多くの対応が求められます。ただ退職届を受け取るだけでは済まず、法律上の義務や社内規定に従って、細かい手続きが必要です。

会社側が担うべき責任は非常に多岐にわたります。

まず、退職の申し出があった時点で、正式な退職届の受理と退職日を確定する必要があります。これを曖昧にしてしまうと、業務の引き継ぎや給与計算に支障が出てしまいます。
また、従業員が退職することで社会保険や雇用保険などの資格喪失手続きを進める必要もあります。特に退職日を基準に手続きを行うため、期日を過ぎるとトラブルに発展する恐れもあります。さらに、次のような書類の準備も欠かせません。

・源泉徴収票
・離職票（希望者のみ）
・退職証明書（希望者のみ）

これらは従業員が転職先で提出を求められることが多く、提出が遅れると不信感を与えてしまいます。

退職者との信頼関係を保つためには、こうした事務手続きを丁寧かつスムーズに行うことが大事です。

たとえば、月末に退職する従業員がいた場合、翌月初旬には各種証明書を郵送できるよう段取りしておくとスムーズです。社内にチェックリストを用意して、対応漏れを防ぐ仕組みを整えることもおすすめです。

円満退職を実現するには、会社側の丁寧な手続き対応がカギです。

1.2 退職手続きにおける会社側の主な業務

退職の申し出を受けたあと、会社側が対応すべき業務は多岐にわたります。しかも、どれも漏れが許されない大切な作業ばかりです。ここでは、主な業務内容を具体的に整理していきます。

会社側が対応すべき主な業務は以下の通りです。

・退職届の確認と退職日の確定
→従業員から提出された退職届を正式に受理し、退職日を人事部や労務部門で確定させます。退職日が曖昧だと、保険や給与の処理に影響が出てしまいます。

・健康保険証や社員証などの回収
→会社から貸与した備品（健康保険証・社員証・社用スマホ・PCなど）をすべて回収します。退職者がそれらを持ち出したままだと、情報漏洩のリスクも高まります。

・社会保険・雇用保険の手続き
→退職日の翌日から保険資格が喪失するため、迅速に喪失手続きを行う必要があります。資格喪失届や離職票の準備もここに含まれます。

・書類の発行と送付
→源泉徴収票、退職証明書、離職票などの必要書類を発行し、退職者へ渡すか郵送で対応します。これが遅れると、転職先での手続きがスムーズに進まず、会社への不満につながりやす
　　くなります。

・社内手続きとアカウントの削除
→社内システムやメールのアカウント削除、関係部署への通知など、社内での管理処理も忘れずに行う必要があります。

これらの業務が適切に行われないと、トラブルの原因になってしまいます。

たとえば、チェックリストの項目例はこんな感じです。

退職届受理日：〇月〇日
最終出社日：〇月〇日
備品返却：社用PC・スマホ・健康保険証・名刺・IDカード
資格喪失手続き：社会保険・雇用保険
書類発行：源泉徴収票・退職証明書・離職票

ミスなく対応できる体制を作っておけば、どんな退職にも落ち着いて対応できます。

2. 退職前に会社側が行うべき対応

2.1 退職届の受理と退職日の確定

退職手続きの第一歩は、従業員から提出される退職届の受理です。このタイミングで、会社側がスムーズに対応できるかどうかが、その後の手続き全体の流れに大きく影響します。

退職届の受け取りと退職日確定は、トラブル回避の基本です。

まず、退職届の受理には「書面で提出する」ことが望ましいです。口頭での申出だけで済ませてしまうと、後になって「言った・言わない」のトラブルが発生しやすくなります。
次に大事なのが、退職日を明確に確定させることです。就業規則に「退職希望日の〇日前までに申し出ること」といったルールがある場合、そのルールに則った日数を確認する必要があります。
たとえば、退職の申し出が3月1日で、就業規則に30日前の通知義務があるなら、最短退職日は3月31日になります。これを無視して即日退職を許可してしまうと、残務処理や引き継ぎに支障が出ることがあります。

退職日が確定すれば、その日を基準にすべての手続きが動き出せます。

忙しい時期に退職が重なっても、事前に日程を確定しておけば、引き継ぎや最終勤務日の調整もしやすくなります。現場への影響を最小限に抑えるためにも、退職届の受理から退職日の確定までは、できるだけ早期かつ丁寧に行いましょう。

2.2 貸与物や健康保険証の回収

退職手続きにおいて、会社側が必ず対応すべき重要な業務のひとつが貸与物や健康保険証の回収です。これを怠ると、セキュリティリスクや情報漏洩の原因になりかねません。
貸与物の返却は、退職者と会社双方の信頼を守る行為です。

会社から従業員に貸与している物品には、以下のようなものがあります。

会社から従業員に貸与している物品には、以下のようなものがあります。

・社員証・IDカード
・社用スマホ・ノートパソコン
・業務用端末や鍵
・通勤定期券（会社負担の場合）
・健康保険証（全国健康保険協会や組合保険）

特に健康保険証は、退職日以降は無効となるため、必ず回収が必要です。返却されないまま使用されると、不正利用の疑いがかかる可能性もあります。

たとえば、最終出社日に以下のような表を用意して、本人と一緒に確認を行う方法があります。

返却物　　　　　　　　　　　回収状況　　　　　　　担当者確認
社員証・IDカード　　　　　　　済　　　　　　　　　　　〇
社用スマホ　　　　　　　　　　済　　　　　　　　　　　〇
ノートPC　　　　　　　　　　　済　　　　　　　　　　〇　　　　　
健康保険証　　　　　　　　　　済　　　　　　　　　　　〇
鍵（ロッカー・事務所等）　　　済　　　　　　　　　　　〇

このように可視化することで、対応漏れのリスクをグッと減らせます。

特に健康保険証は、退職日当日までに必ず回収するよう周知しておきましょう。郵送対応が必要な場合でも、返送期限を設定しておくとスムーズです。

2.3 退職者への必要書類の説明と準備

退職手続きでは、会社側から退職者に対していくつかの重要な書類を発行・提供する必要があります。これらの書類は、退職者が転職先での手続きや確定申告を行うために不可欠なものです。

退職者に必要な書類をスムーズに準備・案内することが、信頼関係を維持するポイントです

主に会社が準備すべき書類は以下の通りです。

・源泉徴収票：退職年度内の給与と税額の証明。転職先や確定申告で必要。
・離職票（雇用保険被保険者離職証明書）：失業給付を申請する際に必要。本人が希望する場合に発行。
・退職証明書：転職先や各種申請時に必要とされることがある。
・雇用保険被保険者証の返却：次の職場での手続きに必要。

たとえば、源泉徴収票の発行は、退職月の給与支給と同時に行うのが理想です。給与担当者と連携し、事前にスケジュールを立てておくと発行が遅れることを防げます。

たとえば以下のような形式が便利です

<書類名>　　　　　　　　　　<必要かどうか＞　　　　　　　　　　　　　＜備考＞
源泉徴収票　　　　　　　　　　　必要　　　　　　　　　　　　年度内の給与情報が記載される
離職票　　　　　　　　　　　　　任意　　　　　　　　　　　　　　失業給付申請に必要
退職証明書　　　　　　　　　　　任意　　　　　　　　　　　　転職先で求められる場合あり
健康保険資格喪失証明書　　　　　任意　　　　　　　　　　任意継続手続きに使用される場合あり

退職者にとっては、次のステップに進むための大事な書類です。だからこそ、確実な説明と丁寧な対応が求められます。

口頭だけではなく、メールや文書で「いつ・どの書類が・どのように届くか」を明示しておくと安心感にもつながります。郵送予定の場合は、発送日と到着見込み日も伝えておくと丁寧です。

3. 退職後に必要な手続きと書類の発行

3.1 社会保険・雇用保険の資格喪失手続き

従業員が退職すると、会社側はすみやかに社会保険と雇用保険の資格喪失手続きを行う必要があります。これを怠ると、保険料の誤徴収や従業員側の給付トラブルに直結するため、慎重に対応しなければなりません。

資格喪失の手続きは、退職日の翌日を基準として行うのが原則です。

社会保険（健康保険・厚生年金保険）と雇用保険は、それぞれ手続き先や提出期限が異なります。

【社会保険の資格喪失手続き】

提出先：年金事務所または健康保険組合
出書類：健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届
提出期限：退職日翌日から5日以内

【雇用保険の資格喪失手続き】

提出先：ハローワーク（公共職業安定所）
提出書類：雇用保険被保険者資格喪失届
提出期限：退職日翌日から10日以内

れなくなる可能性があります。
また、事前に健康保険証や雇用保険被保険者証の回収を済ませておくと、書類作成の際にスムーズに対応できます。
たとえば、退職日が4月30日の場合、5月1日から手続きが可能になります。ゴールデンウィークなどの長期休暇が挟まる場合は、提出期限に間に合わないリスクがあるため、あらかじめスケジュールを前倒しで組んでおくと安心です。

社会保険・雇用保険の資格喪失手続きは、退職後の法的処理の中でも特にミスが許されない分野です。

期限管理とチェック体制を強化し、確実に対応できる流れを社内で共有しておきましょう。

3.2 所得税・住民税の手続きと源泉徴収票の発行

退職手続きの中でも、税金に関する処理は非常に重要です。会社側は、所得税と住民税の対応に加えて、退職者へ源泉徴収票を正確に発行する責任があります。これらが遅れると、退職者の転職先や確定申告に支障をきたしてしまいます。

退職時に必要な主な税務手続きは次の3つです。

・所得税の精算：退職月までの給与・賞与の所得税を精算し、最終給与に反映
・住民税の手続き：退職後の住民税は「普通徴収」へ切り替え、退職者が自分で納付する形に変更
・源泉徴収票の発行：退職者の給与・税額情報をまとめた重要書類。転職先提出や確定申告で必須

特に源泉徴収票は、退職者が転職先で年末調整を受けるために必要不可欠です。原則として退職後1か月以内の交付が望ましいとされています。
これらのミスを防ぐためには、以下のような工夫が有効です。

・最終給与の確定時に、税額確認と同時に源泉徴収票の発行準備を進める
・「住民税異動届出書」の提出を忘れず、普通徴収へ切り替えるスケジュールを管理
・源泉徴収票のPDF保管やコピー控えを残しておくと、再発行時にも対応しやすい

退職者にとって、これらの書類が予定どおり届くかどうかは大きな関心事です。手続きの遅れが不信感やクレームにつながることもあります。
税務関連の対応は、早めの準備と部門間の連携でスムーズに進めることが大切です。

3.3 離職票・退職証明書などの発行と送付

退職者が転職活動や失業給付の手続きを進めるうえで、会社が発行する各種証明書は非常に重要です。これらの書類が正確かつスムーズに提供されないと、退職後の不安やトラブルにつながります。

主に発行が求められる書類は次の3つです。

・離職票（離職票-1・2）
→ 失業給付を希望する場合に必要。ハローワークでの申請に使用される。

・退職証明書
→ 転職先から提出を求められることがあり、職務内容や雇用期間などを記載。

・在籍証明書や就業証明書
→ 保育園の申し込みや住宅ローン審査など、私的な手続きで使われることもある。

これらの書類は、退職者の希望に応じて発行されるケースが多いため、事前にどの書類が必要かを確認しておくことが大切です。

発行・送付時に押さえておくべきポイント

・離職票の発行には「雇用保険被保険者離職証明書」の作成とハローワークへの提出が必要
・退職証明書は、社内にフォーマットを用意しておけば即日発行も可能
・書類の送付方法（手渡し・郵送）や送付先を退職者と確認しておくとトラブル防止につながる

こうした事態を防ぐためには、退職者との最終面談時に「必要書類一覧」と「希望有無確認票」を配布しておくと便利です。たとえば、以下のようなチェックシートを活用できます。

＜書類名＞　　　　　　　＜必要かどうか＞　　　　　　　　＜備考＞
離職票　　　　　　　　　□希望する　　　　　　　　失業給付申請に使用
退職証明書　　　　　　　□希望する　　　　　　　　転職先などで提出を求められることあり
在籍証明書　　　　　　　□希望する　　　　　　　　保育園・各種申請に必要な場合あり

退職者の立場に立った丁寧な対応が、企業の信頼性向上にもつながります。
送付後には「発送済みのご連絡」をメールや電話で伝えておくと、さらに安心です。

4. 退職手続きにおける注意点とトラブル防止策

4.1 手続きの遅延によるリスクとその対策

退職手続きは一つひとつの工程に期限があり、遅れが発生すると退職者だけでなく会社にもさまざまな悪影響が出ます。とくに書類発行や保険・税金の処理は、後々のトラブルに直結するため、スピードと正確さの両立が欠かせません。

よくある遅延によるリスクには、以下のようなものがあります。

・社会保険の資格喪失処理が遅れる
→ 健康保険料が二重で徴収されることがあり、後から返金対応が必要に。

・離職票の発行が間に合わない
→ 退職者がハローワークでの手続きに支障をきたし、失業給付の受給開始が遅れる。

・源泉徴収票が退職者の手元に届かない
→ 転職先での年末調整や確定申告に間に合わず、不信感につながる。

これらの問題が起きる背景には、手続きの担当が複数部署にまたがっており、情報連携が不十分なことが多くあります。また、退職者が急に増えるタイミングでは、属人化していた業務がパンクしやすくなるのも原因のひとつです。

こうしたトラブルを防ぐために、会社側ができる具体策はこちらです。

退職予定者リストを作成し、スケジュールを明確に管理
各種手続きの期限を可視化したタイムラインを部署で共有
チェックリストを活用して、抜け漏れを一つずつ確認
書類のテンプレート化と電子保存で発行作業を効率化

たとえば、退職日が月末の場合には「翌月5日までに資格喪失届提出」「10日までに離職票送付」といったように、社内スケジュールに沿って動ける体制を整えることが重要です。また、業務を分担している場合は「誰が・いつ・何をするか」を事前に明確化しておくと安心です。属人化している作業は、マニュアル化することで急な人員変更にも対応しやすくなります。

退職手続きに遅れが出ると、退職者からの問い合わせやクレームが増え、対応に追われるという悪循環に陥ってしまいます。だからこそ、会社としての準備と体制づくりが何より大事になります。

4.2 情報漏洩防止のための対応策

退職者が持ち出す恐れのある機密情報や顧客データの管理は、企業の信用に関わる重要課題です。とくに最近はクラウドサービスの利用やテレワークの普及により、物理的な情報だけでなく、デジタル上のデータ管理の重要性が高まっています。

退職時に発生しやすい情報漏洩リスクには、以下のようなものがあります。

社内メールやクラウドストレージへのアクセスが継続したまま
社用スマホ・PCに業務データが残ったまま返却される
顧客名簿や営業資料などの持ち出しが確認されないまま放置される
SNSや知人を通じて会社の内部情報が外部に流れる

これらの事態は、会社の信用失墜だけでなく、法的リスクにも発展しかねません。特に個人情報保護法や不正競争防止法の観点からも、しっかりとした管理が求められます。

具体的な防止策として、以下のような対策が効果的です。

退職者のアカウントを最終出社日にすべて停止・削除
→ メール、勤怠システム、クラウドストレージ、社内チャットツールなど全てを対象に。

社用端末の初期化と返却チェック
→ データ消去を行ったうえで、返却確認表をもとに担当者が1点ずつチェック。

NDA（秘密保持契約）の再締結や再確認
→ 口頭での注意喚起では不十分。文書による明示で再度リスク認識を促す。

社内における退職者管理マニュアルを整備し、担当部門で共有
→ 手続きの属人化を防ぎ、誰が対応しても同じレベルで管理できるようにする。

実際に起こりがちな落とし穴はこちらです。

システム管理部門と連携が取れておらず、退職後もアカウントが有効なまま
スマホやUSBメモリなどの小型機器の返却確認が漏れていた
秘密保持契約を結んでいなかった、または更新されていなかった

こうした漏れを防ぐには、「情報管理専用チェックリスト」の作成が有効です。物理的な物品とデジタルアクセスの両方を網羅し、退職者と対面で最終確認する場を設けると、安心感も高まります。
情報漏洩は1件でも起これば、企業全体の信頼が揺らぎます。退職時の管理体制を万全に整えることが、長期的な企業防衛につながります。

4.3 退職者との円滑なコミュニケーションの重要性

退職時の対応次第で、元社員との関係が良好にも悪化にもなります。特に最終出社日以降のやり取りは、トラブル回避のためにも丁寧な対応が大切です。

コミュニケーションが不足すると起きがちな問題

書類の到着が遅れた際に連絡が取れない
必要な返却物が未回収のまま放置される
社内に不信感やネガティブな噂が広がる

良好な関係を保つためのポイント

最終出社日に「今後の連絡窓口」を明確に伝える
書類の送付予定日や問い合わせ先を文書で案内
感謝の言葉とともに丁寧に送り出す雰囲気を作る

退職は“終わり”ではなく“関係の節目”ととらえる姿勢が大切です。

5. 退職手続きを効率化するためのポイント

5.1 チェックリストの活用とマニュアルの整備

退職手続きをスムーズに行うには、業務の流れを見える化し、誰が見てもわかるチェックリストやマニュアルを用意することが重要です。

チェックリストの主なメリット

・手続き漏れを防止できる
・担当者間で進捗共有がしやすい
・新任担当者でも安心して対応できる

チェックリストに入れておくべき項目例

・退職届受理日、最終出社日の確認
・社会保険・雇用保険の資格喪失手続き
・書類発行（源泉徴収票・離職票など）
・アカウント削除と備品返却の管理

マニュアルもあわせて整備すれば、誰が対応しても質を保てます。

5.2 労務管理システムの導入による業務効率化

退職手続きは複数部署が関わるため、情報共有と進捗管理が煩雑になりがちです。労務管理システムを活用すれば、こうした課題を一気に解消できます。

労務管理システムの主な機能と効果

・退職手続きの進捗を関係者全員でリアルタイムに確認
・書類の自動作成やテンプレート化で作業時間を大幅削減
・社会保険や雇用保険の電子申請に対応し、提出忘れを防止

導入時に注目すべきポイント

・マルチユーザー対応で部署間連携がスムーズか
・書類の電子保管・一元管理が可能かどうか
・サポート体制や導入コストとのバランス

アナログ作業からの脱却で、退職対応の質が大きく変わります。

5.3 外部専門家への相談とアウトソーシングの活用

複雑な退職手続きや法改正への対応に不安がある場合は、社労士やアウトソーシングサービスの活用が有効です。専門家に任せることで、対応ミスや業務負担を減らせます。

外部の専門家に依頼するメリット

・最新の法改正にも的確に対応してもらえる
・社内での工数を大幅に削減できる
・書類作成・提出を丸ごと任せられるためミスが減る

アウトソーシングが向いているケース

・担当者が少なく、属人化しやすい
・年間の退職者数が多く、処理が煩雑
・社内に労務の専門知識が不足している

「自社でやるべきこと」と「任せるべきこと」を見極めるのがポイントです。

6. まとめ

退職手続きは、会社側の対応次第で円満にもトラブルにもなり得ます。退職届の受理から書類発行、保険手続き、情報管理まで、すべての流れを可視化・共有することが大切です。

押さえておきたいポイント

退職日と手続きを明確に管理する
チェックリストとマニュアルでミスを防ぐ
必要に応じて労務システムや専門家の力を借りる

退職者への丁寧な対応は、企業の信頼と職場の雰囲気にも直結します。
今後の業務改善にもつながる視点で、退職手続きを見直してみてください。

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